L’usage de l’IA par les salariés: entre innovation et nécessaire encadrement juridique

L’usage de l’IA en entreprise constitue un levier de compétitivité, d’innovation et d’optimisation. Tous les services de l‘entreprise (financier, RH, communication, juridique…) sont concernés par son utilisation notamment pour l’analyse des données ou la réalisation de tâches.

Il existe une forte demande des salariés de recourir à l’IA et certains s’en servent déjà dans l’exercice de leurs fonctions, parfois sans cadre ou contrôle de leur employeur, ce qui pose des problèmes évidents en termes de confidentialité, gestion des données sensibles, divulgation du savoir-faire, atteintes à la propriété intellectuelle ou à la politique commerciale de l’entreprise.

Dans ce contexte, les employeurs ont tout intérêt à encadrer l’usage de l’IA par les salariés et à l’inscrire dans un cadre juridique clair, strict et assumé. 

Le droit français ne s’est pas encore emparé du sujet, ce qui laisse aux employeurs une marge de manœuvre importante et crée un espace de dialogue avec les partenaires sociaux pour encadrer l’usage de l’lA au sein de l’entreprise.

Le droit européen (Règlement européen du 13 juin 2024, dénommé « IA Act ») pose, quant à lui, les grands principes qu’il convient d’appliquer dans l’utilisation de l’IA, à savoir la transparence, la supervision humaine, l’adaptation et la prévention des risques.

Nous invitons les entreprises :

• à analyser avec précision le besoin du recours à l’IA (par exemple la rédaction de comptes-rendus, la réalisation de traduction, la révision de contenu, la réalisation d’analyse prédictive…),
•  puis à sélectionner un ou plusieurs systèmes d’IA adapté à l’activité et à l’usage (et de facto d’exclure et/ou d’interdire les autres systèmes d’IA). Le choix des outils doit prendre en compte les besoins concrets des équipes opérationnelles et les exigences de conformité et de sécurité.

Une fois les besoins et outils IA sélectionnés, un cadre juridique pourra être adopté pour en réguler l’usage.

Deux instruments juridiques se distinguent :

• une « charte » (ou note ou règlement…) adoptée de manière unilatérale après consultation du Comité Social et Economique, et qui constituera une annexe du règlement intérieur ;
• un accord collectif d’entreprise, qui présente une « légitimité » sociale.

Le document (charte ou accord) devra notamment définir les règles d’utilisation de ou des outils autorisés, les bonnes pratiques et dispositifs de contrôle. Il pourra également prévoir l’existence d’un salarié référent IA.

Il peut être pertinent dans un premier temps de tester des dispositifs pour identifier l’outil ou les outils les plus adaptés à l’activité et aux besoins de l’entreprise.  Cette expérimentation préalable, selon son ampleur, devra être soumise à l’avis du CSE.

L’adoption d’un document encadrant l’usage de l’IA en l’entreprise entrainera également l’obligation de modifier différents documents en interne, notamment le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP), ainsi que la documentation relative à la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels en entreprise (GEPP), la qualité de vie au travail (QVCT) et la protection des données personnelles (RGPD). Plus généralement, l’usage de l’IA par les salariés devra être discuté avec le CSE dans le cadre de l’information-consultation récurrente relative à la politique sociale de l’entreprise et aux conditions de travail et l’emploi.

L’IA est un accélérateur de performance, mais aussi un catalyseur de risques. Encadrer son usage par une charte ou un accord permet de conjuguer innovation et responsabilité.

Encadrer l’introduction de l’IA en entreprise n’est qu’une première étape. Il sera ensuite nécessaire de suivre son utilisation par les salariés, de mesurer son impact sur les métiers et les conditions de travail, ainsi que de s’adapter à ses évolutions.

Le cabinet Cornillier Avocats sera ravi de vous accompagner sur ces sujets.